recrutement d'une Office manager

Objet de l'annonce:
Le projet Victoire sur la Malnutrition Plus (ViMPlus) est un projet d’une durée de cinq ans, financé par le gouvernement des Etats Unis d’Amérique à travers USAID / FFP. Le projet Victoire sur la Malnutrition Plus (Projet ViMPlus) fait partie du programme Renforcement de la résilience de l’USAID dans le Sahel, qui aide les communautés vulnérables du Burkina Faso et du Niger à se préparer et à gérer efficacement les crises récurrentes et à poursuivre des actions durables en vue de sortir de la pauvreté. Le projet est mis en œuvre dans la Région du Centre Nord au Burkina Faso pour réduire l’insécurité alimentaire et nutritionnelle parmi les populations vulnérables dans onze communes. Ce projet vise les objectifs suivants : (1)Une gouvernance inclusive améliorée des institutions et des organisations soutient les ménages vulnérables dans leur cheminement vers la sécurité alimentaire et la résilience; (2) La santé et la nutrition des ménages vulnérables, en particulier celles des femmes enceintes et mères allaitantes et des enfants au cours des 1 000 premiers jours, sont améliorées; (3) Amélioration de l’adoption de pratiques WASH dans les ménages, en particulier la réduction des cas de défécation à l’air libre, (4) Moyens de subsistance diversifiés – Bien-être économique accru et durable des ménages vulnérables, (5) Intégration sociale – Amélioration de la mobilisation sociale, économique et politique et autonomisation des femmes et des jeunes.
Le projet est mis en œuvre par ACDI/VOCA, une Organisation Non Gouvernementale américaine de développement international à but non lucratif, en collaboration avec Save The Children, l’Université de TUFTS, les Services de l’Etat et des ONG nationales Burkinabè.

ACDI/VOCA Burkina est reconnue par arrêté n°2011-023/MATDS/SG/DGLPAP/DOASOC portant autorisation d’exercer au Burkina Faso, Numéro d’Identification Fiscale (IFU) 00033306H, sise à Ouagadougou à Somgandé.

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet Victoire sur la Malnutrition Plus (ViMPlus), ACDI/VOCA cherche actuellement des candidatures pour les postes suivants :

Poste n° 3 : Office manager

Catégorie: Emploi
Secteur d'activité: ONG
Spécialité concernée: Administration
Niveau d'étude:
Cadre / Ingénieur / BAC+4 ou plus
Lieu d'affectation:
Kaya
Type de contrat:
Contrat à durée déterminée
Durée du contrat:
Un an renouvelable selon les performances
Nombre de postes à pourvoir:
1
Recruteur:
ACDI/VOCA
Structure bénéficiaire:
Projet Victoire sur la Malnutrition Plus (ViMPlus)
Tâches et responsabilités liées à l'emploi:
Mission :
Placé sous Ia supervision du Chef de Projet Adjoint , l’Office manager est chargé/e de l’administration, de la logistique, et de Ia gestion des politiques relatives à Ia sécurité des employés, des locaux et des biens du projet à Kaya. Il/Elle représente le projet auprès de l’administration publique, des fournisseurs et des partenaires.

Fonctions Essentielles et Responsabilités :
Les tâches spécifiques, sans être exhaustives, incluent les éléments suivants :

R1 : Gestion Administrative et Logistique
- Veiller à ce que les procédures et politiques d’ACDI/VOCA en matière administrative et logistique soient respectées ;
- Gérer tous les systèmes administratifs, y compris les sources d’information, le classement général, le dépôt électronique ;
- Développer et gérer les contrats de bail des bureaux et résidences ;
- Veiller à Ia préparation de Ia salle de réunion et l’ensemble de Ia logistique nécessaire pour les rencontres et réunions au bureau de ViMPlus Kaya ou à l’intérieur de Ia ville de Kaya.
- Tenir à jour les fichiers de suivi des stocks de fournitures et des équipements et assurer l’élaboration des différents rapports mensuels (carburant, maintenance véhicules, fournitures de bureau) du bureau de Kaya ;
- Gérer les biens et équipements à travers Ia mise à jour hebdomadaire de l’inventaire général sur Sharepoint et en réalisant un inventaire général tous les six mois ;
- Effectuer le suivi des stocks (fournitures de bureau, fournitures de premiers secours, produits d’entretien, produits alimentaires) et prévoir le réapprovisionnement ;
- Assurer le bon fonctionnement du bureau de Kaya, notamment en matière de fourniture d’électricité, d’eau, de téléphone et d’internet ;
- Assurer une gestion efficiente des véhicules et des missions vers le terrain ;
- Superviser et renforcer les capacités des Chauffeurs et des femmes de ménage du bureau ;
- Réceptionner les fournitures et équipements conformément aux procédures et les affecter aux employés en fonction des besoins ;
- Gérer l’entretien périodique des équipements (groupe électrogène, climatiseur) des différents bureaux et résidences ;
- Recueillir les demandes d’utilisation des véhicules du bureau de Kaya et établir le planning d’utilisation des véhicules ;
- Tenir à jour les fichiers de suivi de Ia consommation de carburant et opérations de maintenance des véhicules, motos et groupe électrogène ainsi que le renouvellement des assurances, carte jaune, contrôle technique des véhicules et motos ;
- Veiller au respect des consignes de sécurité par les chauffeurs ;
Intervenir en tant que de besoin dans Ia déclaration des incidents et sinistres auprès du siège d’ACDI/VOCA et des assurances ;
- Veiller au renouvellement de l’autorisation d’implantation des panneaux sur Ia voie publique ;
- Ouvrir un dossier logistique pour toutes les opérations d’achat et d’importation, en conformité avec les procédures de I’USAID et d’ACDI/VOCA ;
- Veiller à ce que chaque véhicule soit dotée des équipements requis (pharmacie, triangle de sol, extincteur, trousseau de clés… etc.) ;
- Recommander des changements I améliorations des procédures administratives.

R2 : Sécurité
- Etre le point focal pour les questions de sécurité à Kaya et veiller à ce que le manuel de sécurité reflète la réalité du contexte ;
- Veiller à ce que les procédures et politiques d’ACDI/VOCA en matière de sécurité soient respectées ;
- Veiller à la sécurité du bureau de Kaya, signaler les manquements et les besoins et faire toute proposition susceptible d’améliorer la sécurité des locaux.

R3 : Représentation / Organisation
- Représenter le projet, en cas de besoin, aux rencontres des instances communales, provinciales et régionales
- Etre le point focal pour l’organisation des missions de terrain de l’USAID, des employés du siège de ACDI/VOCA ou des partenaires d’un point de vue de la logistique et de la sécurité ;
- Veiller à la préparation de la salle de réunion et l’ensemble de la logistique nécessaire pour les rencontres et réunions au bureau de ViMPlus ou à l’intérieur de la ville de Kaya.

R4 : Autres
- Effectuer toute autre tâche nécessaire à Ia bonne marche du Projet assignée par le DCOP Operations, ou le COP.

Critères de sélection:
- Être titulaire d’un Bac+5 en Administration, Logistique ou dans un domaine similaire ;
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq (05) ans en gestion administrative, logistique, gestion de parc véhicules ;
- Avoir une excellente connaissance de l’utilisation des logiciels Word, Excel, Powerpoint.
- Avoir d’excellentes capacités de communication orale et écrite en français ;
- La connaissance de l’anglais et des procédures de l’USAID sera un atout ;
- Avoir une excellente capacité d’analyse et de réflexion stratégique, de négociation, de diplomatie ;
- Avoir une excellente capacité de rédaction administrative ;
- Être capable de faire preuve de qualités d’excellence et d’éthique ;
- Être capable de manager une équipe de travail ;
- Être capable de travailler en équipe ;

Composition du dossier de candidature:
- Un curriculum vitae d’une page et demi maximum ;
- une lettre de motivation adressée à Monsieur le Chef de projet (mentionner en objet de la lettre le titre de l’emploi choisi) ;
- Les copies certifiées conformes des diplômes ayant un lien avec l’emploi choisi ;
- Les copies certifiées conformes des certificats et attestations de travail ayant un lien avec le poste choisi ;
- Les copies certifiées conformes des certificats et attestations de formation ayant un lien avec l’emploi choisi ;
- 1 casier judiciaire datant de moins de trois mois ;
- Les numéros de téléphones et e-mail de trois (03) personnes de références capables de donner leur appréciation sur votre expérience dans l’emploi choisi ;

Procédure de recrutement:
- Présélection sur dossier,
- Test écrit et/ou interview.

Date limite de validité: Jeudi 07 mars 2019
Source de l'annonce: L'Observateur PAALGA N° 9800 du mercredi 27 février 2019