ASSISTANT AUX ACHATS

Niveau d'études: Bac + 3
Expérience: 3 ans
Expire le: 03-01-2019

ASSISTANT AUX ACHATS
TITRE DU POSTE: Assistant aux achats

TEAM/PROGRAMME: Supply Chain

Lieu: Kaya

GRADE: 5

PROTECTION DE L’ENFANT:

Niveau 3 - les responsabilités du poste peuvent emmener le titulaire du poste à avoir des contacts ou un accès régulier aux enfants ou aux jeunes

Objectif

Conduire toutes les opérations d’acquisition de biens et services du projet VIM PLUS à Kaya selon les valeurs de l’Organisation, en promouvant la transparence et dans le respect des politiques et procédures

ETENDU DU POSTE:

Supérieur hiérarchique: Coordinateur Logistique du projet VIM PLUS
Personnel directement sous la responsabilité de ce poste: Néant

Responsabilités

R1- Processus d’achat

- Réceptionner et enregistrer toute nouvelle réquisition dans le tableau de suivi des réquisitions

- Rédiger les demandes de prix et les transmettre aux fournisseurs inscrit sur la base de données des fournisseurs;

- Requérir l’approbation technique du IT, de la communication ou des conseillers techniques pour toute acquisition relevant de leur domaine d’expertise avant de procéder aux demandes de cotations

- Donner toutes informations utiles aux demandeurs sur l’état d’évolution des réquisitions en cours de traitement ;

- Préparer le fichier des analyses comparatives des offres (CBA) et partager pour revue et validation des membres des comités d’achat.

- Rédiger les bons de commande pour approbation;

- Assurer la rédaction et le suivi de l’approbation des bons de commande en lien avec le SoD par l’équipe finance, le responsable budgétaire.

- Assurer la transmission des bons de commande aux fournisseurs ;

- Suivre l’ensemble des engagements sous forme de bons de commande et informer le superviseur des difficultés rencontrées dans l’exécution pour éviter les goulots d’étranglements ;

- Assurer que les fournisseurs n’utilisent pas les enfants comme main d’œuvre pendant l’exécution des commandes (la préparation et livraison des commandes)

- Organiser, en collaboration avec le CSG Manager des sessions d’induction sur les principes de la politique de défense de l’enfant à l’intention des fournisseurs potentiels

- Rapporter conformément aux normes tout cas de violations des dispositions de la politique de défense et de fraude dans les délais impartis

- Assurer la mise à jour hebdomadaire du tableau de suivi des achats et envoyer au Logistics and procurement manager pour une revue.

- Partager de façon hebdomadaire avec les demandeurs le tableau de suivi des achats

- Participer à la révision/mise à jour périodique des politiques et procédures locales d’acquisition (répertoire des fournisseurs, plan d’acquisition, accords-cadres. etc.)

- Assurer la tenue des outils de collecte de données pour les rapports du Département

- Pour toute dérogation à la procédure, rédiger le memo de dérogation pour la révision du superviseur et l’approbation de la Directrice pays ou du Directeur Régional selon le SOD. .

- Assurer l’archivage des dossiers d’achat (Archivages physiques et électroniques)

R2-paiement des fournisseurs et prestataires

Préparer les dossiers nécessaires pour paiement avec l’ensemble des documents supports et les transmettre aux finances,
A la réception des factures des soumissionnaires s’assurer qu’elles sont soumises aux finances avec les dossiers supports dans un délai d’une semaine maximum.
Conduire l’évaluation de performance des fournisseurs dans le cadre des contrat cadres a l’issue de prestations pour les besoins de renouvellement de ces accords en fin d’année

En plus des tâches citées ci-dessus l’assistant aux achats peut être amené(e) à effectuer toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique. Ce profil de poste peut être amené à évoluer en fonction des besoins, de par la nature même des activités humanitaire de Save the Children Burkina Faso.

COMPETENCES ET COMPORTEMENTS (nos valeurs en pratique)

Responsabilité:

Responsable de la gestion efficace des ressources, dans le respect des valeurs de Save the Children

Ambition:

Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même/elle-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement personnel et encourage les autres à en faire de même
partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
orienté vers l’avenir, réfléchi de façon stratégique

Collaboration:

Établit et entretient des relations efficaces, avec ses collègues, les membres et les partenaires extérieurs
Valorise la diversité, qu'il/elle considère comme une source de concurrence saine
Accessible, sait écouter, personne à qui on se confie facilement

Créativité:

Développe et encourage les solutions nouvelles et novatrices
Désireux de prendre des risques mesurés

Intégrité:

Honnête, encourage l’ouverture et la transparence

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES /PROFIL REQUIS:

Essentielles :

Expérience prouvée en achat
Capacité à travailler sous pression
Maîtrise totale de l’environnement Windows
Aptitude à travailler efficacement en équipe
Etre sans engagement et disponible immédiatement.
Etre de bonne moralité avec un respect strict de la confidentialité
Avoir la capacité de planifier et organiser son travail
Etre capable de travailler sous pression et être autonome

Désirables :

Formation initiale liée à la logistique
Esprit d’équipe et avoir le respect de la diversité culturelle
Maitrise de la langue du milieu,
Etre flexible et capable d’établir des priorités de travail

Politique de Sauvegarde de l’Enfant:

Tout employé, consultant, entrepreneur ou fournisseur engageant une activité pour le compte de SCI doit signer (la Déclaration du Formulaire d'Acceptation de la sauvegarde l’enfant) et se conformer Politique SCI de l’enfant qui est une déclaration de l'engagement de SCI à prévenir les abus et protéger les enfants avec ceux et celles auxquels ils sont en contact.

Cela s’étend non seulement aux enfants avec lesquels SCI et ses partenaires travaillent directement, mais concernent aussi les enfants en charge du personnel. SCI estime que la situation des enfants doit être améliorée par la promotion de leurs droits soutenus et par tous les membres du personnel. Le code de conduite de Save the Children International met en exergue les normes auxquelles tous les membres du personnel doivent adhérer.

Location: Kaya, Burkina Faso

Permanent - Full-Time

Closing date: Thursday 3 January 2019

All jobs close at midnight UK time on the date specified