Assistante Administrative Bilingue

Le Poste
En respect des orientations générales du bureau de L’AFI et sous l’autorité du Deputy Head, Regional Office, vous aurez pour missions :



• Réceptionniste :

- Accueillez les visiteurs et informez le personnel approprié de leur arrivée ;

- Agissez en tant que porte-parole professionnel pour rencontrer et accueillir les invités, les entrepreneurs et les consultants, et pour vous assurer que les visiteurs sont enregistrés auprès du bureau de sécurité et correctement inaugurés ;

- Traitez entièrement le système de gestion des visiteurs pour saisir les données de tous les visiteurs AFI ;

- Exploitez un système téléphonique multi-ligne pour répondre aux appels téléphoniques entrants et orientez les appelants vers le personnel approprié.



• Gestion/Administration de bureau

- Effectuer des contrôles de maintenance réguliers dans les locaux du Bureau Régional et de la salle de réunion afin d'offrir une expérience de salle de réunion transparente à tous les Utilisateurs ;

- Maintenir les horaires des salles de réunion et gérer la salle selon des normes élevées ;

- Configuration et réaménagement des salles de réunion en temps opportun.



• Gestion de l’administration :

- Coordination des services de courrier et de livraison du courrier ;

- Fournir un soutien pour les opérations quotidiennes, y compris la gestion de la logistique des activités d'engagement du personnel, la maintenance des installations de bureau afin de garantir un environnement de travail propice et la gestion des fournisseurs et des fournisseurs sur place ;

- Gérer la carte d'accès pour le personnel AFI et demander des laissez-passer temporaires pour les consultants, sous-traitants et visiteurs AFI, si nécessaire ;

- Effectuer d'autres tâches de bureau au besoin, telles que classer, copier et assembler ;

- Reçoit, trie et achemine le courrier / les colis ;

- S’assurer que toutes les nouvelles recrues dans AFI et les consultants sont bien reçus, y compris la gestion des boissons et la papeterie requise.



•Gestion des Ressources Humaines (intégration et assurance) :

- Collaborer avec le reste du personnel AFI pour donner une orientation aux nouveaux employés ainsi que tout le matériel d'intégration ;

- Travailler sur les produits livrables des projets de ressources humaines clés, y compris la gestion du plan de prestation des ressources humaines / calendrier des activités de ressources humaines ;

- Traiter les réclamations médicales du personnel ambulatoire et hospitalier ;

- Traiter l'allocation de déménagement du personnel au besoin ;

- Gérer l’inscription et l’administration des avantages collectifs, y compris les assurances santé, dentaire et vie ;

- Gérer l’administration de l’indemnisation des travailleurs, y compris les exigences en matière de rapport d’accident et de gestion des sinistres.



Gestion des événements pour les employés :
- Planifiez et organisez les événements du personnel tels que célébration d'anniversaire, fête, organisation de réunions du personnel, événement annuel ;

- S'assurer que les aliments et les boissons (F & B) et les décorations sont appropriés pour les événements AFI.



Gestion des expatriés :
- Le titulaire du poste est le contact principal pour toutes les questions concernant les expatriés. Il / elle doit veiller au respect de la politique et des pratiques des expatriés, notamment: déménagement vers et depuis le pays d'origine de l'employé, y compris sa famille (le cas échéant): assistance en matière de sécurité sociale, documents d'immigration, déclarations fiscales, hébergement, avantages sociaux et autres transactions / documents applicables ;

- S'acquitter de toutes les tâches liées à l'application du permis de travail pour tous les employés expatriés.



Gestion des achats :

- Gestion des achats et des commandes au bureau;

- Gestion des achats et des commandes de cartes de visite.



Comptabilité et finance :

- Traitement des paiements aux fournisseurs, vendeurs, consultants ;

- Rapprochement des avances et des demandes de remboursement des frais de voyage et des frais de déplacement correspondants ;

- Aider à la tenue des livres de comptabilité de base.



Assistant Exécutif :

- Effectuer des tâches administratives avancées telles que la planification d'activités, la rédaction de correspondance, la mise en forme de la correspondance et des rapports, la rédaction de procès-verbaux et la préparation de réunions officielles ;

- Soutenir le chef / chef adjoint du bureau régional dans l'établissement et le maintien de relations avec les décideurs politiques de haut niveau et les partenaires externes, y compris la préparation de documents justificatifs et de matériels pour diverses missions de haut niveau.

Profil du Candidat
Titulaire d’un BAC+3 minimum en Administration de Bureau, Assistanat de Direction, Ressources Humaines et Communication, vous justifiez de 03 à 05 années minimum d'expérience professionnelle sur un poste similaire ou en tant qu’Assistant (e) Exécutif (ve). Vous avez une très bonne maîtrise des concepts, principes et pratiques en matière de gestion des ressources humaines, des tâches administratives et des principes comptables de bases. Vous avez une bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point et Office). Vous avez le sens du travail en équipe et une capacité d’adaptabilité en fonction des interlocuteurs avec de bonnes compétences en communication verbale et écrite. Vous possédez des aptitudes de gestion du temps, du stress et de vos émotions, vous êtes organisé (e) et rigoureux (se), vous avez une parfaite maîtrise de la langue anglaise.