Chef de Section (Gestion des documents)

Chef de Section (Gestion des documents)

Post Number : CLD 902
Grade : P-4
Parent Sector : Division for Conferences, Languages and Documents (CLD)
Duty Station: Paris
Job Family: Documentation and Library
Type of contract : Fixed Term
Duration of contract : 2 years
Recruitment open to : Internal and external candidates
Application Deadline (Midnight Paris Time) : 06-JAN-2020 RE-ADVERTISEMENT

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST
Sous l'autorité de la Directrice de la Division des conférences, des langues et des documents (ADM/CLD), le/la titulaire est responsable de la supervision de la gestion des documents et du pilotage de la production et de la distribution des documents au sein de la section (ADM/CLD/D). Il/elle participe à la prise de décision, à la planification ainsi qu’au développement des stratégies relatives à la mise en œuvre des bonnes pratiques en termes de qualité, efficacité, efficience et innovation dans la totalité des opérations de la section de la gestion des documents. A ce titre, il /elle est responsable de :
Assurer le bon fonctionnement de la Section au niveau de la gestion des documents, des ressources humaines, des équipements, budgets, opérations de refacturation, ateliers et bureaux, etc. Fournir et améliorer des services de qualité aux organes directeurs, aux secteurs de programmes et aux clients externes.
De manière générale, donner des avis à la Directrice ADM/CLD sur la politique de gestion et de production des documents ainsi que sur les nouvelles options techniques en la matière qui pourraient être adoptées au vu des évolutions technologiques et des bonnes pratiques dans le système des Nations unies.
Maintenir un bon niveau de qualité des services de production de documents, publications et autres produits d'édition imprimée et électronique, notamment en ce qui concerne la conception, la mise en page, la publication, l'impression et la finition. Maintenir les équipements et les logiciels à jour. Identifier des opportunités pour améliorer la qualité des services et prendre toute initiative pertinente pour que les services assurés par la Section correspondent aux besoins de l'Organisation.

Assurer la fourniture des imprimantes multifonctions (MFD) et des imprimantes personnelles, y compris les services connexes, à tous les clients du Siège. Organiser le cadre financier et contractuel des équipements et des services associés, sur une base de rétro-facturation, vis-à-vis des fournisseurs et des clients.
Élaborer des stratégies pour intégrer les dispositifs multifonctions à un processus de traitement de documents dématérialisé.
Assurer la fourniture des services de qualité concernant la gestion du courrier entrant et sortant et prospecter les améliorations possibles pour une gestion efficiente de la distribution des documents, notamment les documents officiels. Optimiser les ressources en personnel et les équipements. Examiner les besoins en matière de distribution et de stockage afin d’améliorer la transparence de la gestion des stocks de documents.
Organiser les opérations de refacturation pour l'ensemble des services de la Section, assurer la bonne gestion des entrées et recettes. Examiner la structure de facturation et les tarifs pour les services fournis par la Section et établir une méthode comptable précise pour recouvrer les coûts réels.
Mettre en œuvre des technologies et/ou approches respectueuses de l'environnement et d’une gestion écoresponsable des documents dans le cadre du système de gestion environnementale de l’Organisation.

COMPETENCIES (Core / Managerial)
Communication (C)
Accountability (C)
Innovation (C)
Knowledge sharing and continuous improvement (C)
Planning and organizing (C)
Results focus (C)
Teamwork (C)
Building partnerships (M)
Driving and managing change (M)
Leading and empowering others (M)
Making quality decisions (M)
Managing performance (M)
Strategic thinking (M)
-
For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education
Diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) dans le domaine des industries graphiques, de la gestion et/ou gestion des systèmes d’information ou autre domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle, associé à une expérience qualifiante supplémentaire dans les domaines afférents au poste, peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.

Expérience professionnelle
Au moins 7 ans d’expérience professionnelle à des postes de responsabilité croissante dans le domaine de la gestion des documents et/ou des industries graphiques dans le secteur public et/ou privé.
Expérience acquise au niveau international, dans une organisation internationale ou multinationale.
Expérience de l’administration et de la gestion des ressources humaines et financières.

Compétences requises
Compétences techniques avérées dans le domaine de la gestion des flux de documents, de l’imprimerie et des applications spécifiques à l’industrie graphique et à l’édition, dans un contexte multilingue.
Fortes compétences informatiques.
Compétences managériales avérées en matière de leadership, de pilotage, de planification, de gestion, d’organisation et de gestion du changement.
Aptitude à créer des partenariats et à assurer la veille technologique dans les domaines liés à la gestion des documents.
Aptitude à diriger et motiver du personnel et des équipes dans un environnement multiculturel.
Aptitude démontrée à communiquer et à négocier de manière efficace et persuasive avec divers intervenants à tous les niveaux, à l'intérieur et à l'extérieur de l'Organisation.
Orientation client.
Excellent sens de la coordination et des relations interpersonnelles.

Langues
Excellente connaissance de l'anglais ou du français et bonne connaissance de l’autre langue.

BENEFITS AND ENTITLEMENTS
UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.
For more information in benefits and entitlements, please consult ICSC website and UNESCO's career website.

ASSESSMENT
Evaluation of qualified applicants may include an assessment exercise and a competency-based interview.

UNESCO applies a zero tolerance policy against all forms of harassment
UNESCO is committed to promoting geographical distribution (last update) and gender equality within its Secretariat. Therefore, women candidates are strongly encouraged to apply, as well as nationals from non- and under-represented Member States. Persons with disabilities are also encouraged to apply. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts.
UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.