CHARLES INNOCENT WEND YAM OUEDRAOGOOuagadougou |
Marié(e)Burkina Faso4301 |
| Domaine d'activité : | Transport et Logistique |
| Poste : | ASSISTANT COORDINATEUR LOGISTIQUE |
| Entreprise : | MEDECINS SANS FRONTIERES SUISSE |
| Durée : | depuis Avril 2018 ( 7 ans 0 mois ) |
| Description du poste : | Contribuer à la gestion de la sécurité de la mission 2. Assurer le management et la gestion administrative du personnel 3. Participer à l’encadrement des équipes logistiques de la mission 4. Garantir la réalisation de l’approvisionnement de la base et la mission 5. Assurer la gestion des équipements de la mission 6. Participer au reporting et la représentation interne et externe du service de coordination logistique 7. Participer à la gestion financière des bases et de la coordination Responsabilités et activités à réaliser 1. CONTRIBUER A LA GESTION DE LA SECURITE DE LA MISSION: Participe à la mise à jour des outils de gestion de la sécurité de la mission, Participe à mettre en place et faire respecter l’ensemble des règles de sécurité définies sur la mission, Participe à la collecte et la transmission des informations sécuritaires sur la mission, Veille à ce que les bâtiments soient conformes et équipés selon les standards sécuritaires de l’organisation, S’Assure de la mise en place et du respect des procédures de sécurité sur la mission et le cas échéant organise des séances de formation, S’Assure que les fournisseurs n’ont pas d’activités douteuses, Rapporte à sa hiérarchie tout manquement aux règles de sécurité de la mission 2. ASSURER LE MANAGEMENT ET LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITE HIERARCHIQUE Assure le management et la supervision quotidienne du personnel logistique sous sa responsabilité hiérarchique, Définit les priorités, Veille au bon déroulement des tâches de chacun et arbitre les conflits éventuels, Organise la réunion hebdomadaire de la coordination logistique, Assure la mise à jour du plan d’action de l’équipe et veille à l’avancée des tâches de chacun, Assure la formation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique, Assure la formation aux procédures et outils logistiques de l’organisation. Assure la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique en collaboration avec l’administration, Réalise les entretiens d’évaluation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique et participe aux entretiens du personnel avec qui il/(elle) a un lien fonctionnel. 3. PARTICIPER A L’ENCADREMENT DES EQUIPES LOGISTIQUES DE LA MISSION Participe à la supervision de l’ensemble de l’équipe logistique de la mission, Communique régulièrement avec l’ensemble du personnel avec lequel il/(elle) a un lien fonctionnel, . Participe au dimensionnement de l’équipe logistique de la mission, Participe à la rédaction des profils de poste du personnel logistique de la mission, Participe au recrutement du personnel logistique de la mission, Participe à la formation aux procédures et outils logistiques de l’organisation. 4. GARANTIR LA REALISATION DE L’APPROVISIONNEMENT DE LA BASE ET LA MISSION Participe à la rédaction des plans d’achat de la mission, supervise le déroulement des achats réalisés par la coordination logistique, Participe à la rédaction des demandes d’achat pour les lignes budgétaires sous sa responsabilité, Centralise les demande d’achats des bases et procède au lancement de processus de passation de marché dans le respect des procédures PUI et bailleurs, Tient à jours une base de données des fournisseurs en veillant à ce que leur dossier administratifs soit à jours, Participe au processus de validation des achats, Participe à la préparation et au déroulement des appels d’offre, Contrôle la conformité des dossiers d’achats aux procédures MSF et bailleurs sous la supervision du coordinateur logistique, Etablie les besoins prévisionnels de la coordination sous la supervision du coordinateur logistique, Participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activité , Veille au respect des lignes budgétaires allouées au département logistique Archive les dossiers d’achats de la coordination logistique. Supervise le bon archivage des dossiers d’achats des bases, Supervise les acheminements et livraisons du matériel jusqu’à leur destination finale, Assure les formalités lors de la réalisation de fret national et international, Supervise le stockage de la coordination logistique. Apporte sa contribution pour la rédaction de rapports bailleurs Participe à la préparation et au déroulement des audits, Supervision des mouvements de personnels en conformité avec les demandes validés. 5. ASSURER LA GESTION DES EQUIPEMENTS DE LA MISSION Participe aux choix techniques des équipements logistiques de la mission, Assure la gestion quotidienne et administrative des équipements de la base de coordination, Participe à la gestion globale et administrative des équipements de la mission, Participe à l’installation des équipements de la mission, S’Assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires, Participe à l’élaboration des procédures d’utilisation des équipements et à la formation de leurs utilisateurs, Appui le logisticien technique et les logisticiens bases dans la conduites des inventaires périodiques et annuels Assure le suivi administratif des contrats de la mission (Contrats cadres : communications, matériels et équipements, entretiens et maintenances, locations, carburants…) 6. PARTICIPER AU REPORTING ET LA REPRESENTATION INTERNE ET EXTERNE DU SERVICE DE COORDINATION LOGISTIQUE Participe au reporting interne et externe de la coordination logistique, Assure le reporting logistique mensuel de la base de coordination, Participe au contrôle et à la compilation du reporting logistique mensuel des bases de la mission, Participe aux réunions internes et externes de l’organisation, Représente l’organisation auprès des partenaires et des autorités locales sur demande de sa hiérarchie, Assure une communication efficace des informations aux autres services de la coordination et aux bases de l’organisation. 7. PARTICIPER A LA GESTION FINANCIERE DES BASES ET DE LA COORDINATION Respecte toutes les procédures de gestion financière de l’organisation, Justifie toutes ses avances et dépenses professionnelles conformément aux procédures de l’organisation, S’assure de la conformité des factures et de la complétude des dossiers d’achats avant de les transmettre à l’administration Contrôle le prévisionnel de trésorerie concernant les achats et paiements traités par la coordination. Zoom sur 3 activités prioritaires relatives au contexte de la mission Participation à l’ouverture de la mission Garantir la réalisation de l’approvisionnement de la base et la mission en conformité aux règles et procédures Assurer la gestion des équipements de la mission |
