Recrutement de 01 ADMINISTRATION AND FINANCE OFFICER

Poste à pourvoir ADMINISTRATION AND FINANCE OFFICER
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Bobo-Dioulasso
Structure recruteur MERCY CORPS
Structure Bénéficiaire MERCY CORPS
Secteur activité Resilience, assistance humanitaire et cohésion sociale
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme en comptabilité ou en finance est requis
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi
Titre du Poste: ADMINISTRATION AND FINANCE OFFICER
Lieu du travail : Bobo- Dioulasso
Catégorie du poste : CDD (plein temps -12 mois –Renouvelable)
Nombre de Place : 01

CONTEXTE GENERAL
Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées et productives dans le monde. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005 et au Burkina depuis 2016. Elle travaille en partenariat avec les gouvernements et les communautés du Niger et du Burkina Faso pour contribuer au développement socio-économique durable de ces pays.

CONTEXTE SPECIFIQUE
Mercy Corps est présente au Sahel depuis 2005, avec des programmes en cours au Niger, Mali, Burkina Faso et au Nigeria. Dans ces pays, Mercy Corps intervient prioritairement dans les domaines de la résilience, sécurité alimentaire, moyens de subsistance, gouvernance, atténuation des conflits et réponse humanitaire. A travers ces programmes, Mercy Corps vise à stimuler les opportunités économiques, à catalyser les systèmes de gouvernance inclusifs et responsables, à stimuler les économies locales et à rompre le cycle de l'insécurité alimentaire et hydrique tout en répondant aux besoins immédiats, à moyen et long terme des populations. Le travail de Mercy Corps contribue à promouvoir la résilience aux chocs et aux stress et permet aux individus, aux ménages et aux communautés de réaliser un développement inclusif, équitable et durable. La vision du changement de Mercy Corps encourage le secteur privé, le gouvernement et la société civile à travailler ensemble pour créer un changement significatif et durable. Au Burkina Faso, Mercy Corps travaille en partenariat avec le Gouvernement, les partenaires nationaux et internationaux et les communautés du Burkina pour contribuer au développement socio-économique et durable du pays. Elle intervient dans le domaine de la promotion de la résilience des communautés dans la lutte contre la faim, de l’entreprenariat et l’employabilité des jeunes, la promotion de la cohésion sociale et la promotion de la collaboration, l’apprentissage et l’adaptation des approches entre les partenaires de mise en œuvre des programmes et projets financés par l’USAID. Mercy Corps intervient dans les localités de Ouagadougou, Kaya, Fada, Ouahigouya, Pô et Gaoua

RESUME DU POSTE :
Sous la supervision technique du Coordinateur des finance & Conformité, le chargé de l’administration & finance sera responsable de la gestion efficace des finances et des tâches administratives du sous-bureau de Bobo-Dioulasso. Il/elle aidera dans le traitement de l’ensemble des taches financières des Programmes de Mercy Corps Burkina.
Il/elle veillera au respect strict des procédures, politiques et SOP de Mercy Corps et exigences des bailleurs de fonds dans la gestion quotidienne du sous-bureau de Bobo-Dioulasso. Il/elle renforce les capacités de l’équipe sous sa supervision à travers les feedbacks constructifs, le coaching et la référence aux ressources internes de Mercy Corps. Il/elle apporte un soutien technique aux membres de l’équipe sous sa supervision et veille à ce que les politiques et procédures de Mercy Corps en matière de gestion financière soient observées et correctement mises en application. Il/elle joue le rôle de Point Focal finance et administration du sous bureau de Bobo-Dioulasso.

TACHES ET RESPONSABILITES :
FONCTION ESSENTIELLE DU POSTE :
En étroite collaboration avec les départements Finance, Admin/RH et Opérations :
o STRATÉGIE ET VISION
• Aide à reconnaître les opportunités d'actions innovantes et créer un environnement de responsabilisation.
• Aide à définir l'orientation en hiérarchisant et en organisant les actions et les ressources pour atteindre les objectifs et contribuer au développement de la stratégie à l'échelle du pays.
o GESTION DE PROGRAMME
• Aide à respecter les normes minimales de gestion des programmes de Mercy Corps, basées sur le guide de l'organisation ;
• S'assurer que toutes les interventions respectent la politique de Mercy Corps en matière de genre, les principes Do no Harm et les normes de responsabilité des bénéficiaires.

o GESTION DE L'ÉQUIPE
• Aide à développer les capacités de l'équipe, approfondir la compréhension de leurs rôles et aider au développement de leur carrière ;
• Aider les membres de l'équipe en leur fournissant des informations, des outils et des ressources pour améliorer leurs performances et atteindre leurs objectifs ;
• Aide à promouvoir la responsabilité, communiquer les attentes et fournir un feedback constructif de manière informelle et formelle par le biais d'entretiens individuels réguliers et d'évaluations des performances ;
• Aide à créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l'équipe s'efforcent d'atteindre l'excellence.

o FINANCES
• Aide à l’utilisation efficace et transparente des ressources financières en conformité avec les politiques et procédures de Mercy Corps et des bailleurs ;
• Aide à entretenir des bonnes relations bancaires et s’assure de l’approvisionnement du bureau en cash ;
• Appuie dans l’élaboration et la mise en place des divers outils / politique au niveau terrain ;
• Effectuer la revue financière des documents conformément à la AAM ;
• Préparer les paiements par caisse et par banque sur la base des documents requis par les systèmes et procédures de Mercy Corps ;
• Effectue la clôture comptable mensuelle et assiste au processus de budgétisation ;
• Saisir quotidiennement les transactions effectuées dans la plate-forme du logiciel comptable (Navigator) ;
• Assure la gestion de la petite caisse conformément au Manuel Financier de Mercy Corps ;
• Saisit et réconcilie les avances aux staffs ;
• Effectue les retenues a la source et autres taxes et assure le reversement à la Direction des Impots dans le délai ;
• Etablit la réconciliation de la caisse et banque à la fin de chaque semaine et de chaque mois ;
• Prépare les rapports financiers mensuels et soumettre au contrôle du Gestionnaire des finances à Ouaga ;
• Assure la sécurité du patrimoine de l’organisation conformément aux manuels et procédures de Mercy Corps ;
• Appuie à la préparation, à la fin de chaque mois, du paquet du siège pour validation du Gestionnaire de finance ;
• Gérer et appliquer les procédures bancaires ;
• Veille au bon classement des documents comptables et la tenue des archives ;
• Aide à maintenir le fichier de suivi des avances de trésorerie et préparer le rapport mensuel de rapprochement des avances non-clôturées du projet ;
• Assister au besoin dans les analyses des offres ;
• Assister aux réunions de revue des projets ;
• Assurer la gestion quotidienne du finance assistant et à son encadrement ;
• Saisir la réconciliation des comptes bancaires dans le système Navigator ;
• Appuyer le staff des Programmes dans l’élaboration des budgets des TDR des activités ;
• Apporter un appui dans le processus des audits ;
• Effectuer toutes autres tâches demandées par le superviseur…

ADMINISTRATION/RH
• Appuyer dans le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ;
• Appuyer pour l’orientation des visiteurs annoncés par la guérite ;
• Faire le suivi du stock des produits d’entretien et consommable
• Avec l’appui de l’administration, aider à garantir les produits d’entretien et les consommables pour le fonctionnement et l’entretien du bureau ;
• Assurer la réception, l’expédition des courriers entrants et sortants ;
• Enregistrer dans les registres appropriés les courriers arrivés, départs et les factures des fournisseurs et prestataires ;
• Saisir les courriers types ;
• Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, ct…)
• Ainsi que le registre de présence du personnel ;
• Faire le suivi du contrat de sous location du sous bureau en collaboration avec le département RH-Admin,
• Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps
• Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Burkina
• Faire toutes autres taches demandées par le superviseur
Responsabilité envers les bénéficiaires
● Les membres de l'équipe du Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets sur le terrain.
● Les membres de l'équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.

CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :
• Un diplôme bac +3, équivalent en comptabilité ou en finance est requis ; un diplôme supérieur est préférable.
• Au moins 2 à 4 ans d'expérience progressive en gestion financière, administrative y compris une expérience de supervision, sont requis.
• Au moins 2 ans d'expérience dans la gestion des subventions ainsi qu'une compréhension des règlements du gouvernement américain et de l’AFD ;
• Expérience et compétences avérées en matière de préparation et d'analyse du budget, de préparation et de présentation des rapports financiers et capacité avérée à traduire des données financières techniques en rapports informatifs ;
• Solides compétences et expérience en comptabilité, y compris la gestion du grand livre, des écritures de journal, de la paie, des comptes créditeurs et du bilan ;
• Expérience préalable de la gestion et fortes compétences organisationnelles ;
• Compétences informatiques avancées dans les programmes MS Office, en particulier Excel ;
• Communication verbale et écrite efficace, compétences multitâches, organisation et hiérarchisation des priorités ;
• Excellentes compétences en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit ; maîtrise du français requis ;
• Capacité à travailler efficacement avec une équipe ethniquement diverse dans un environnement sensible ;
• Expérience préalable dans des environnements volatiles.

Rapporte directement à : Programme Manager MAÏS
Rapporte techniquement à : Coordinateur de finance & Conformité
Responsabilité de supervision : Un chauffeur
Travail directement avec : les Finances, les opérations, l’admin/RH et les programmes.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
DIVERSITE, EQUITE ET INCLUSION
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d'origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d'instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu'individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie. Nous reconnaissons que la diversité et l'inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu'aujourd'hui.
EGALITE DES CHANCES POUR L’EMPLOI
Mercy Corps est un employeur garantissant l'égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable. Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité de genre, l'expression de genre, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.
SAUVEGARDE ET ETHIQUE
Mercy Corps s'engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse des membres de l'équipe, des membres de la communauté, des participants au programme ou d'autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l'IASC. Nous ne tolérerons pas l'abus d'enfants, l'exploitation sexuelle, l'abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l'équipe doivent suivre les cours obligatoires en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier
COMPOSITION ET DEPOT DE CANDIDATURE :
Mercy Corps vous invite à participer au recrutement pour ce poste, et ce, en déposant vos dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation, fournir obligatoirement 3 Références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents dont une référence de votre superviseur actuel et de votre responsable des Ressources Humaines).
Veuillez mentionnez le titre du poste pour lequel vous postulez et adressez votre demande d’emploi au Directeur Pays, Mercy Corps Niger/Burkina.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps pour un emploi.
Tout dossier déposé ne sera plus retourné au Candidat.
Mercy Corps se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des offres reçues.
DATE LIMITE DE DEPOT : jeudi 06 juillet à 17h30mn
Date limite de depôt des dossiers 06/07/2023
Procedure de recrutement Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
Durée du contrat CDD 12 mois renouvelables
Autres conditions