Localité : Côte d'Ivoire / Abidjan Domaine : Communication Niveau : BAC + 5 Entreprise recruteur : Banque Africaine de Développement
Titre du Poste : Chargé en chef de la gestion des conférences et des événements
Niveau Requis : Master
Année d'Expérience Requise : 7 ans
Lieu du Travail : Côte d’Ivoire
Date de Soumission : 25/08/2022
Description de l'Emploi
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (les Cinq grandes priorités – High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président conduit les activités de la Banque et du Fonds africain de développement et gère les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs départements et divisions, notamment le Bureau du Président ; le Département de l’évaluation indépendante du développement ; le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption ; le Département de la vérification de la conformité et médiation ; le Secrétariat du conseil d’appel des sanctions ; le Tribunal administratif ; le Bureau de l’Auditeur général ; la Direction de la fonction de gestion des risques du Groupe ; le Bureau du Conseiller juridique général et des services juridiques ; le Département de la communication et des relations extérieures ; le Bureau de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général.
LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :
Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général de la Banque (PSEG) est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, des High 5 et du Modèle de développement et de prestation de services (DBDM) en améliorant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en renforçant les relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. PSEG comprend : i) le Bureau immédiat du Secrétaire général (PSEG.0) qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section des conférences et des réunions ; ii) la Division des affaires et travaux du Conseil (PSEG.1) ; et iii) la Division du protocole, des privilèges et des immunités (PSEG.2).La Section des conférences et réunions est responsable de la planification et de l’organisation des réunions et événements comprenant notamment :
Les sessions des Conseils des gouverneurs et de leurs organes subsidiaires (Assemblées annuelles du Groupe de la Banque, y compris les réunions du Comité consultatif des gouverneurs (CCG), du Comité directeur mixte (CDM), du Bureau des Conseils des gouverneurs (BCG), du Comité sur les conditions de services du personnel élu et du Comité directeur pour l’élection du Président).
Des réunions consultatives des plénipotentiaires sur la reconstitution du FAD et ses revues à mi‑parcours ainsi que des Conseils d’administration et de leurs comités (CODE, AMBD, CAHR, ECAM, AUFI, ANRE, Comité plénier du budget et Comité d’éthique).
Des réunions organisées en partenariat avec d’autres institutions, à la Banque ou en dehors de la Banque. Exemple : les réunions conjointes BAD/BM/FMI ou BAD/CEA/UA.
Des rencontres internationales dont l’agenda traite des questions liées à la mission de la Banque.
LE POSTE :
Le titulaire du poste relève du Coordonnateur des conférences et des réunions qui, sous la direction du Secrétaire général, assume, entre autres, les responsabilités suivantes :
planifier et gérer les cérémonies, les événements et les réunions, y compris, mais sans s’y limiter, les Assemblées annuelles de la Banque, les réunions du FAD ainsi que toutes les autres réunions, conférences et manifestations organisées ou financées par la Banque ; et
planifier et gérer la participation du Président du Groupe de la Banque et des délégations de la Banque aux réunions de haut niveau, en collaboration avec les gouvernements et d’autres organisations internationales.
PRINCIPALES FONCTONS :
Sous la supervision du Coordonnateur des conférences et des réunions et sous la direction du Secrétaire général, le titulaire du poste sera chargé de coordonner toutes les activités techniques liées à la planification et à l’organisation de tous les grands événements et réunions du Groupe de la Banque.
Plus précisément, le titulaire du poste devra s’acquitter des fonctions suivantes :
Assurer la coordination de la planification et de l’exécution des activités prévues au calendrier des événements de la Banque et conseiller le Secrétaire général ou le Coordonnateur des conférences et des réunions sur la programmation optimale des événements, en étroite collaboration avec les services du protocole, le département en charge de la communication, les services informatiques et tout autre service pertinent de la Banque.
Jouer le rôle de conseiller auprès du Coordonnateur des conférences et réunions et de la Direction, avec comme responsabilité directe la gestion de tous les aspects logistiques des cérémonies, des événements et des réunions, notamment : i) en identifiant les lieux ; et ii) en justifiant et défendant le choix de la méthode de passation des marchés, etc.
Apporter son concours à l’élaboration du programme de travail de la Section et s’acquitter de toutes les tâches administratives et techniques connexes, y compris la rédaction de rapports, de lettres, etc.
Accomplir toute autre tâche connexe qui lui serait confiée par le Coordonnateur des conférences et réunions ou le Secrétaire général.
Formuler des recommandations à l’intention du Coordonnateur des conférences et réunions ou du Secrétaire général en ce qui concerne :
les directives, stratégies et politiques de planification et d’organisation des réunions statutaires, des événements de haut niveau, des sommets, des conférences et des réunions.
CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience et connaissances) :
Être titulaire d’au moins un Master en gestion des événements, en administration des affaires, en relations internationales ou dans une discipline connexe.
Justifier d’un minimum de sept (7) ans d’expérience pertinente en gestion des conférences et des événements, en relations internationales, en administration publique ou privée, ou dans un domaine similaire.
Avoir de l’expérience dans la planification et la gestion des conférences et des événements, de préférence dans des organisations ou environnements internationaux.
Être bien au fait des politiques et des procédures de travail des institutions telles que la Banque et ses Conseils.
Posséder d’excellentes aptitudes en négociation.
Avoir de l’expérience dans la gestion des événements en modes présentiel, hybride et virtuel.
Faire preuve d’excellence technique et avoir de solides références d’excellence dans la réalisation des résultats.
Être apte à anticiper et à agir de manière proactive (avoir une capacité à prédire les problèmes éventuels et à fournir des solutions appropriées (par ex. « gérer les aléas ») en assurant la supervision du processus de mise en œuvre technique et du travail de l’équipe technique, ainsi que la supervision et le suivi des activités menées avant, pendant et à la fin des événements.
Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit comme à l’oral) en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
Maîtriser l’utilisation des applications courantes de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint) ; la connaissance de SAP (ou d’un autre système intégré de gestion de documents ou des outils d’analyse de données quantitatives et qualitatives) constitue un avantage supplémentaire.
i. Avoir une bonne maîtrise de l’infrastructure technologique et des systèmes électroniques d’installation et d’exploitation utilisés lors des conférences.
ii. Maîtriser les plateformes de vidéoconférence telles que Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, etc.
CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.
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