Recrutement de 01 Consortium Finance Manager

Recrutement de 01 Consortium Finance Manager

[EN] About the role: This is a 12 months, new role with unaccompanied terms based in N’Djamena with frequent travels to the area of operations of RESPECCT programme (Sila, Wadi Fira and Ouaddai Provinces) with a salary of Grade 3 (€39,911 - €44,346).

Under the Line Management of the Consortium Coordinator and the technical responsibility of the Country Finance Manager (CFM), the RESPECCT Consortium Finance Manager will work closely with the RESPECCT Consortium Coordinator, the RESPECCT Project Managers, Finance and Administrative staff of other consortium members, including HR, Logistics and IT functions, other Programme Managers and all Country Management Team (CMT) members.

We would like you to start as soon as possible in 2023.

Your purpose: In the framework of a new Triple Nexus Programme (RESPECCT) based on the experience of DIZA-Est programme, Concern Worldwide is the Lead Agency of a Consortium of 3 INGOs and potential future national NGOs. The programme overall objective is to improve the living conditions and the resilience of the local population, including refugees and returnees in the Eastern Chad areas facing climate change and conflicts (Ouaddai, Sila, Wadi Fira), financed by AFD and the EU Delegation. In this new Programme, Concern Worldwide will be directly in charge of the “development” Result (Income Generating Activities, vocational training, communities’ yards). It will also be the first time for Concern Worldwide to work in the Ouaddai Province. For the purpose of the project, a new sub-area will be opened in Abéché.

The RESPECCT Consortium Finance Manager is responsible for:

Contributing to the development of the program for the implementation of activities by managing the financial component;
Reviewing and compiling financial reports from the various consortium members;
managing the consortium's financing plan and cash flow plan in conjunction with the partners;
ensuring the management of internal control and compliance with financial procedures of all partners;
Managing relationships with the audit firm for the audit of financial reports;
Providing support and training for finance officers of Concern and if needed the partners’ finance officers
You will be responsible for:

Financial System

Ensure that agreed financial policies and procedures are developed and implemented across the consortium to: protect the assets and financial interests of the Concern Worldwide and the consortium members; ensure accountability to the donor(s); promote compliance with donor requirements; and to meet legal requirements;
Ensure that sub-grant related processes and procedures are standardized and consistently implemented throughout the program, including pre-award compliance checks, agreements, disbursements, reporting, timelines and partner capacity-building;
Ensure adequate controls over cash & bank management are constantly monitored & updated to minimize the risk of fraud or misappropriation;
Closely monitor all financial activities, and keep the CMT advised of all situations which have the potential for a negative impact on internal controls or financial management performance.
Financial Control

Ensure that donor compliance is adhered to within the Consortium Coordination Unit and in all consortium member agencies; that all financial records and accounts are compiled in time, accurately and in line with international accounting standards and donor regulations;
Review and monitor budgets of consortium members to support financial stability, on-going programme viability, efficient cost structures and value for money that meet the requirements of donors.
Review existing systems on an on-going basis in order to maintain an adequate level of internal controls, in compliance with Concern’s policies and procedures
Ensure that the consortium financial operations comply with legal & statutory requirements e.g. audit & financial reporting to all relevant national authorities.
Lead the preparation of annual & revised consortium budget and donor budgets including budget template preparation and complete the responses on budget feedback.
Manage internal and external audits that are carried out as per Concern and donor requirements in relation to RESPECCT ; support the Country Finance Manager to prepare management responses; ensure all agreed remedial actions are undertaken in a timely manner
Carry out regular and random checks for compliance with partners reporting to the head of the partner organization, Consortium coordinator and the Country Finance Manager.
Financial Reporting

Manage timely & accurate preparation of data for monthly management accounts for CFM, budget-holders, and Country Management to ensure that they can monitor the budget utilization and take appropriate action on any significant variances
Review financial reports and transactions provided by the partner on a timely basis, and provide feedback to partners (as required) and keep CFM informed
Review and completion of the financial reporting pack prepared by Shared Services Accountant including consortium commentary and CFM/CMT approval and dealing with feedback from Dublin jointly with Shared Services Accountant. Support the timely & accurate preparation of donor reports for external donors / agencies.
Provide financial analysis where necessary especially on maximizing available funds and advice to CFM
Provide financial analysis to the partners
Develop a reporting document for partners
Capacity Building

Train and develop the capacity of the partners’ finance team to ensure that a good standard of financial management is maintained
Under take financial training of budget-holders, to assist them in enforcing financial controls & making decisions based on financial reports.
Other financial duties and general systems support

Investigate and implement procedures for statutory deductions,
Work with the Systems Director , CFM and Consortium Coordinator to support development of policies and procedures for procurement, logistics, HR and IT
Support training of staff in procurement, budget management and systems policies and procedures as appropriate
Preparation of monthly cash flow and ensuring adequate monetary levels in field offices and for partners
Management of pre-financing requests with donors, HQ and follow-up of pre-financing with partners
Accountability:

Support the roll-out of Core Humanitarian Standard in all programmes/with partners (promote accountability and ensure compliance with the requirements CHS).
Actively promote meaningful community participation and consultation at all stages of the project Cycle (planning, implementation, M&E);
Work with relevant colleagues to ensure that the Complaints and Response Mechanism (CRM) is functional and accessible, that feedback and complaints are welcomed and addressed;
Work with relevant colleagues to ensure that information about CRM, safeguarding and expected staff behaviour is disseminated among programme participants and communities.
PERSON SPECIFICATION

Essential Education, Qualifications & Experience Required

Qualified Accountant (CA/CMA/ACCA/CPA degree) or Master’s degree in finance 3-5 years’ experience in a similar position, ideally in a lead agency consortium. Experience of working on projects funded by major international donors, particularly EU.
Experience in developing staff technical
Experience in managing finance/compliance for complex grants in sensitive settings.
Fluent in English and French
Familiarity with broader systems development including procurement, logistics, HR and IT.
Experience of working/living in insecure and sensitive environments
Ability to anticipate and respect deadlines
Desirable

Ability to build productive working relationships within a multicultural and multidisciplinary team
Positive attitude of "can-do", solution-oriented.
Ability to cope with stress, to work under pressure in often strict deadlines.
Ability to work on own initiative and in team
Excellent knowledge of Excel


[FR] A propos du poste : Il s'agit d'un nouveau poste de 12 mois, avec des conditions non accompagnées, basé à N'Djamena avec des déplacements fréquents dans la zone d'opérations du programme RESPECCT (provinces de Sila, Wadi Fira et Ouaddai) avec un salaire de Grade 3 (€39,911 - €44,346).

Sous la direction hiérarchique du coordinateur du consortium et la responsabilité technique de la directrice financière (CFM), le/a gestionnaire financier/e du consortium RESPECCT travaillera en étroite collaboration avec le coordinateur du consortium RESPECCT, les gestionnaires de projet RESPECCT, le personnel financier et administratif des autres membres du consortium, y compris les fonctions RH, logistique et informatique, les autres directeurs de programme et tous les membres de l'équipe de gestion nationale (CMT).

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible en 2023.

Votre objectif :

Dans le cadre d'un nouveau programme Triple Nexus (RESPECCT) basé sur l'expérience du programme DIZA-Est, Concern Worldwide est l'agence chef de file d'un consortium de 3 ONGI et de potentielles futures ONG nationales. L'objectif global du programme est d'améliorer les conditions de vie et la résilience des populations locales, y compris les réfugiés et les rapatriés dans les zones de l'Est du Tchad confrontées au changement climatique et aux conflits (Ouaddai, Sila, Wadi Fira), financé par l'AFD et la Délégation de l'UE. Dans ce nouveau programme, Concern Worldwide sera directement en charge du résultat "développement" (activités génératrices de revenus, formation professionnelle, chantiers communautaires). Ce sera également la première fois que Concern Worldwide travaillera dans la province de Ouaddai. Pour les besoins du projet, une nouvelle sous-zone sera ouverte à Abéché.

Le/a responsable financier/e du consortium RESPECCT est chargé de :

Contribuer à l'élaboration du programme de mise en œuvre des activités en gérant le volet financier ;
Examiner et compiler les rapports financiers des différents membres du consortium ;
Gérer le plan de financement et le plan de trésorerie du consortium en collaboration avec les partenaires ;
Assurer la gestion du contrôle interne et le respect des procédures financières de tous les partenaires ;
Gérer les relations avec le cabinet d'audit pour l'audit des rapports financiers ;
Fournir un soutien et une formation aux responsables financiers de Concern et, si nécessaire, aux responsables financiers des partenaires.
Vous serez responsable de :

Système financier

S'assurer que les politiques et procédures financières convenues sont développées et mises en œuvre dans l'ensemble du consortium pour : protéger les actifs et les intérêts financiers de Concern Worldwide et des membres du consortium ; assurer la responsabilité envers le(s) donateur(s) ; promouvoir la conformité avec les exigences des donateurs ; et répondre aux exigences légales ;
S'assurer que les processus et procédures liés aux sous-financements sont normalisés et mis en œuvre de manière cohérente dans l'ensemble du programme, y compris les contrôles de conformité préalables à l'attribution, les accords, les décaissements, les rapports, les délais et le renforcement des capacités des partenaires ;
S'assurer que les contrôles adéquats sur la gestion de la trésorerie et des banques sont constamment surveillés et mis à jour pour minimiser le risque de fraude ou de détournement ;
Suivre de près toutes les activités financières et tenir l'équipe de gestion des marchés au courant de toutes les situations susceptibles d'avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la performance de la gestion financière.
Contrôle financier

Veiller à ce que la conformité aux règles des donateurs soit respectée au sein de l'unité de coordination du consortium et dans toutes les agences membres du consortium ; veiller à ce que tous les dossiers et comptes financiers soient établis en temps voulu, avec précision et conformément aux normes comptables internationales et aux réglementations des donateurs ;
Examiner et surveiller les budgets des membres du consortium afin de soutenir la stabilité financière, la viabilité continue du programme, les structures de coûts efficaces et le rapport qualité-prix qui répondent aux exigences des donateurs.
Examiner les systèmes existants sur une base continue afin de maintenir un niveau adéquat de contrôles internes, en conformité avec les politiques et procédures de Concern
S'assurer que les opérations financières du consortium sont conformes aux exigences légales et statutaires, par exemple en matière d'audit et de rapports financiers à toutes les autorités nationales compétentes.
Diriger la préparation du budget annuel et révisé du consortium et des budgets des donateurs, y compris la préparation du modèle de budget, et compléter les réponses au retour d'information sur le budget.
Gérer les audits internes et externes qui sont réalisés conformément aux exigences de Concern et des donateurs en ce qui concerne RESPECCT ; aider le directeur financier du pays à préparer les réponses de la direction ; s'assurer que toutes les mesures correctives convenues sont prises en temps voulu.
Effectuer des contrôles réguliers et aléatoires de conformité avec les partenaires en rendant compte au chef de l'organisation partenaire, au coordinateur du Consortium et au responsable financier du pays.
Information financière

Gérer la préparation précise et en temps voulu des données pour les comptes de gestion mensuels pour la CFM, les détenteurs de budget et la direction du pays afin de s'assurer qu'ils peuvent suivre l'utilisation du budget et prendre les mesures appropriées pour tout écart significatif.
Examiner les rapports financiers et les transactions fournis par le partenaire en temps opportun, et fournir un retour d'information aux partenaires (si nécessaire) et tenir la CFM informé.
Examiner et compléter le dossier de rapport financier préparé par le comptable des services partagés, y compris le commentaire du consortium et l'approbation du CFM/CMT, et traiter les réactions de Dublin conjointement avec le comptable des services partagés. Soutenir la préparation opportune et précise des rapports des donateurs pour les donateurs/agences externes.
Fournir une analyse financière si nécessaire, notamment pour maximiser les fonds disponibles et conseiller la CFM.
Fournir une analyse financière aux partenaires
Développer un document de rapport pour les partenaires
Renforcement des capacités

Former et développer les capacités de l'équipe financière des partenaires afin de garantir le maintien d'un bon niveau de gestion financière.
Assurer la formation financière des responsables de budget, pour les aider à appliquer les contrôles financiers et à prendre des décisions sur la base des rapports financiers.
Autres tâches financières et soutien général des systèmes

Étudier et mettre en œuvre des procédures pour les déductions statutaires,
Travailler avec le directeur des systèmes, la CFM et le coordinateur du consortium pour soutenir le développement de politiques et de procédures pour les achats, la logistique, les RH et l'informatique.
Soutenir la formation du personnel en matière de politiques et de procédures relatives aux achats, à la gestion budgétaire et aux systèmes, le cas échéant.
Préparation des flux de trésorerie mensuels et garantie de niveaux monétaires adéquats dans les bureaux extérieurs et pour les partenaires.
Gestion des demandes de préfinancement avec les donateurs, le siège et le suivi des préfinancements avec les partenaires.
Responsabilité :

Soutenir le déploiement des normes humanitaires fondamentales dans tous les programmes/avec les partenaires (promouvoir la responsabilité et assurer la conformité avec les exigences des normes humanitaires fondamentales).
Promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
Travailler avec les collègues concernés pour s'assurer que le mécanisme de plainte et de réponse (CRM) est fonctionnel et accessible, que les retours d'information et les plaintes sont bien accueillis et traités ;
Travailler avec les collègues concernés pour s'assurer que les informations sur la CRM, la sauvegarde et le comportement attendu du personnel sont diffusées auprès des participants au programme et des communautés.
SPÉCIFICATION DE PERSONNE

Études, qualifications et expérience essentielles requises

Comptable qualifié (diplôme CA/CMA/ACCA/CPA) ou Master en finance 3-5 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans un consortium d'agences principales. Expérience de travail sur des projets financés par les principaux donateurs internationaux, en particulier l'UE.
Expérience dans le développement du personnel technique
Expérience de la gestion des finances/de la conformité pour des subventions complexes dans des contextes sensibles.
Maîtrise de l'anglais et du français
Familiarité avec le développement de systèmes plus larges, notamment les achats, la logistique, les RH et l'informatique.
Expérience du travail et de la vie dans des environnements peu sûrs et sensibles.
Capacité à anticiper et à respecter les délais
Souhaitable

Capacité à établir des relations de travail productives au sein d'une équipe multiculturelle et multidisciplinaire.
Attitude positive, orientée vers la recherche de solutions.
Capacité à gérer le stress, à travailler sous pression dans des délais souvent stricts.
Capacité à travailler de sa propre initiative et en équipe
Excellente connaissance d'Excel
Documents
2022 T&C's Band 3 Unaccompanied.pdf (31.20 KB)
JD- Consortium Finance Manager RESPECCT_VF (1).pdf (36.05 KB)
JD- Consortium Finance Manager RESPECCT_VF_FR.pdf (35.64 KB)
Further Links
Concern in Chad