Poste à pourvoir OFFICIER RESSOURCES HUMAINES ADMINISTRATION
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE
Structure Bénéficiaire INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Licence
Option du diplôme Ressources humaines, Sciences Administratives et/ou commerciales ou autre domaine apparenté
Expériences 3 ans
Capacités liées à l'emploi
Titre : Officier Ressources Humaines Administration (H/F) Durée de Contrat : Sept (07) mois – avec possibilité de Renouvèlement Lieu de travail : Ouagadougou avec des déplacements sur le terrain Nombre de poste : Un (1) Date de début : Immédiate CONTEXTE ET BREVE HISTORIQUE DE l’IRC
L’International Rescue Committee (IRC) a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.
L'IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d'assainissement, d'abris, de réhabilitation et d'éducation. L'IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’à l’Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l'autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d'urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les refugies.
Au Burkina Faso, l’IRC a lancé sa première phase de programmation d’intervention d'urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec principalement des activités WASH. L'IRC vient plus récemment de lancer des programmes de santé et de nutrition à Djibo et prévoit d’étendre son intervention dans la région du Nord. L’IRC souhaite également développer un programme de Protection de l’Enfant et de relèvement économique dans les régions du Nord, du Sahel et de la boucle de Mouhoun qui s’inscrit dans une stratégie d’approche multisectorielle pour répondre aux besoins des populations affectées par les conflits et les déplacements.
OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ
L’Officier de Ressources Humaines et Administration intervient en collaboration avec la Coordination des Ressources Humaines à la Gestion des problèmes relatifs à la politique du personnel (Code du Travail, Règlement intérieur…) et de tout cas disciplinaire, éthique, juridique concernant le personnel du projet.
L’officier de Ressources Humaines et Administration apporte son appui à l’administration dans la gestion des relations externes avec les différents services administratifs étatiques.
L’Officier Ressources Humaines et Administration assure, en collaboration avec le/la Gestionnaire Ressources Humaines et Administrations, la conformité de la gestion du personnel national avec les lois burkinabé en la matière (notamment le code du travail) et les politiques de l’IRC (Règlement d’Entreprise, Global HR Operating Policies and Procédures (GHROPP), memos internes, etc.
RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES
Recrutement
• Garantir la conformité du processus de recrutement avec les politiques et procédures de recrutement de l’IRC (GHROPP) et assurer l’exécution de chaque étape du processus dans des délais raisonnables ;
• Préparer les contrats de travail en accord avec la Loi du Burkina Faso et les politiques et procédures de l’IRC en la matière.
• Maintenir les contacts avec les Administrations Gouvernementales concernées pour assurer la conformité du processus de recrutement avec la loi du Burkina Faso.
Rapport RH
• Rapporter mensuellement sur le statut des RH du bureau à travers le rapport RH standard (HR Score card) et le soumet à la revue technique de son superviseur.
• assurer que toutes les informations (données) sur le personnel sont disponibles et transmises à son superviseur dans les délais requis.
• Transmettre trimestriellement le rapport de congé cumulé du staff à son superviseur.
• Mettre à jour le fichier de suivi contrats et le soumet mensuellement a son superviseur. Gestion de la Paie : • Préparer les informations de la paie du mois et les avances sur salaires mensuels et les soumettre à son superviseur.
• Préparer le paiement des décomptes finaux et les soumettre à la revue technique de son superviseur;
• Préparer les rapports et le paiement des impôts et des charges sociales conformément aux délais légaux ;
• Produire à la fin de l’année l’état récapitulatif des paiements des Impôts et autres taxes suivant règlementation en vigueur.
• Contrôler et tenir les statistiques des coûts relatifs à la prise en charge médicale du personnel national, assurant la liaison avec les centres médicaux si nécessaire pour garantir la pertinence des soins et la conformité des factures ;
• Assurer le suivi de toute question ou problème relatif à la santé et à la prise en charge médicale des employés nationaux.
Orientation du personnel
• Organiser le programme d’accueil et d’orientation des nouveaux employés du bureau de terrain et vérifier la qualité de l’orientation du personnel national.
Administration RH:
• S’assurer que le classement et l’archivage des dossiers du personnel national est à jour et est conforme à la réglementation de l’IRC;
• S’assurer que les timesheets (feuilles de présence) du personnel national sont collectées à temps et sont correctes;
• Assurer le suivi et le contrôle des présences en collaboration avec les superviseurs ;
• Assures que les allocations timesheet sont disponibles et envoyées aux employés avant la date de soumission des timesheets ;
• Travailler avec les superviseurs des équipes pour produire un planning de congé de tous les employés nationaux
• Préparer le severance (si applicable) et le cumul de congé la fin de chaque mois et le soumet la hiérarchie
• Préparer la fiche de sortie des employés en fin contrat ou quittant IRC pour n’importe quel motif.
Administration et liaison
• Organiser un bon classement des courriers entrants et sortants relatifs au projet ;
• Organiser un bon classement des documents administratifs du projet ainsi que les archives
• Réceptionner et distribuer les courriers de l’organisation et des employés.
• Rédiger les courriers et les soumettre à la direction du projet pour la revue et les distribuer aux destinataires;
• Faire le suivi des réservations des chambres d’hôtel pour le personnel d’IRC (et si nécessaire des partenaires) en mission de travail.
• Etablir le PR (demande d’achat) pour toutes dépenses relatives à l’administration du projet
• Faire le suivi de payement des fournisseurs de services/bailleurs pour :
Loyers du bureau et autres maisons louées par IRC;
Chambres pour les personnels IRC logés dans les hôtels pendant leur mission
Consommation d’électricité et d’eau du bureau du projet et des résidences des expatriés ;
Services de gardiennage
Préparer les demandes d’achat des produits pour l’entretien du bureau du projet
Assurer une bonne gestion de la main-d’œuvre occasionnelle utilisée dans le cadre des activités du projet
Préparer les demandes de recrutement et paiement de la main d’œuvre occasionnelle pour le travail accompli.
Accomplir toute autre tâche administrative assignée par la hiérarchie.
QUALIFICATIONS – EXPERIENCES – APTITUDES
• Etre intègre, honnête et digne de confiance
• Diplôme universitaire (Licence) en Ressources Humaines, Sciences Administratives et/ou commerciales ou autre domaine apparenté
• Formation commerciale ou administrative
• Expérience de trois années au moins dans la gestion des Ressources Humaines et Administration,
• Expérience prouvée dans l’administration de la paie des salaires et des taxes y relatives
• Excellent niveau de français écrit et oral, une bonne connaissance de l’anglais est un atout
• Excellent faculté d’organisation, rigueur et précision
• Maîtrise complète des outils de bureautique usuels (Suite MS Office, Internet, etc.) et expérience préalable sur un système (logiciel) de gestion des salaires
• A l’aise dans le travail de bureau et avec le calcul (chiffres)
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Habileté à communiquer et à développer des bonnes relations de travail avec les autres agents d’IRC.
• Expérience avec une organisation humanitaire.
• Habileté à travailler en équipe. Respect du Code de conduite de l’IRC (IRC Way)
L’IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’égalité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.
Connaissance en informatique SUITE MS Office, Internet, Logiciel de gestion des salaires
Condition d'âge NP
Composition du dossier
Présentation du dossier
• Lettre de motivation qui explique clairement pourquoi vous vous sentez capable d'assumer ce poste;
• Résumé (CV) à jour;
• les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail d'au moins trois références professionnelles;
N.B : Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du processus, et les documents suivants seront demandés avant toute offre de poste : Copie des diplômes, attestations de services rendus, attestations/brevet de formation, pièce d’identité et tout autre document pouvant soutenir la candidature.
Date limite de dépôt des dossiers 11/05/2021
Procédure de recrutement
Durée du contrat CDD 07 mois avec possibilité
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