Recrutement de 01 Assistant Administratif (H/F)

Recrutement de 01 Assistant Administratif (H/F)
Niveau d'études: Bac + 2
Expérience: 5 ans
Expire le: 09-12-2022

Projet d’Appui à des Services de Santé Adaptés au Genre et Équitables (PASSAGE)
Daloa, Côte d'Ivoire
TALENTS PLUS CONSEILS CÔTE D’IVOIRE, Filiale du Groupe Talents Plus Afrique recrute pour son Client Éducation internationale pour la mise en œuvre de son Projet d’Appui à des Services de Santé Adaptés au Genre et Équitables (PASSAGE).

Éducation internationale est une coopérative de services de développement et d’échanges en éducation. Active depuis plus de 15 ans en développement international, la Coopérative représente et exporte le savoir-faire québécois en éducation à travers la mise en œuvre de projets en éducation de base et en formation professionnelle avec pour principal objectif de renforcer les systèmes éducatifs des pays et des organisations partenaires. Depuis sa création, la Coopérative a mis en œuvre plus de 40 projets internationaux impliquant plus de 30 établissements d’enseignement québécois principalement en Amérique latine, en Afrique et dans les Caraïbes.

Le projet PASSAGE, d’une durée de 5 ans et financé par Affaires mondiales Canada, a pour objectif ultime d’accroître la réalisation des droits relatifs à la santé sexuelle et reproductive (SSR) d’adolescentes et de jeunes femmes en Côte d’Ivoire.

Postes basés à DALOA avec prise de fonction en janvier 2023

Un Assistant Administratif (H/F) Réf. TPCI : 2211R01AA
Relevant du directeur de projet et sous la supervision fonctionnelle du coordonnateur national du projet, en collaboration avec le (a) chargé (e) d’administration et comptabilité et les équipes de développement international et d’administration du siège social de Québec, l’assistant (e) administratif (ve) est responsable de la gestion du secrétariat du projet PASSAGE en Côte d’Ivoire.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Accueillir les visiteurs et répondre à des demandes d’information générales;
- Assurer le secrétariat, les contacts téléphoniques, la gestion du courrier et organiser l'agenda du coordonnateur national du projet;
- Organiser la logistique des évènements et réunions;
- Participer à la production de divers documents administratifs et procédures;
- Assurer la mise en page, révision et finalisation de lettres et documents;
- Compiler et vérifier des données;
- Effectuer diverses tâches administratives selon des procédures établies;
- Assister le (la) chargé (e) d’administration et comptabilité dans l’établissement des documents administratifs dans le cadre des missions;
- Tenir à jour et classer les comptes rendus et procès-verbaux, et les transmettre aux personnes concernées;
- Classer, trier et archiver certains documents administratifs;
- Assister l’équipe du bureau de projet pour tous les problèmes pratiques d’organisation bureautique (tirage, photocopie, etc.) et d'utilisation des logiciels bureautiques courants;
- Participer à l’élaboration de contrats et bons de commande suivant les seuils d’approbation;
- Participer à la gestion du parc automobile;
- S’assurer du maintien d’un stock de fournitures de bureau adéquat;
- Participer aux travaux d’inventaire en fin de période;
- Offrir un appui administratif à la personne chargé (e) d’administration et comptabilité au besoin, notamment lors de la passation de marchés;
- Faire le suivi des dossiers sous sa responsabilité et assurer toute autre tâche connexe.

PROFIL RECHERCHÉ
- Avoir au minimum un BAC+2 en Secrétariat de Direction ou tout autre diplôme de niveau équivalent;
- Justifier d'une expérience de cinq (5) années au minimum à un poste similaire;
- Une expérience dans une organisation internationale intervenant en éducation serait un atout;
- Avoir une expérience en appui à la comptabilité;
- Maîtriser les techniques de rédaction administrative ;
- Avoir une bonne qualité d’écoute et un bon sens relationnel;
- Être une personne collaboratrice;
- Savoir organiser et gérer les priorités;
- Être rigoureux ou rigoureuse;
- Avoir l’esprit de contrôle, d’analyse et de synthèse;
- Avoir une bonne capacité d’adaptation;
- Savoir faire preuve d’ouverture d’esprit.
- Avoir une bonne maîtrise des logiciels de bureautique Word, Excel, PowerPoint;
- Avoir la maîtrise des outils de la suite Office 365, tels que Outlook, Teams, OneDrive ou SharePoint (un atout).

Un Chargé (e) d’Administration et Comptabilité (H/F)
Réf. TPCI : 2211R02CAC

Relevant du directeur de projet et sous la supervision fonctionnelle du coordonnateur national du projet, en collaboration avec les équipes de développement international et d’administration d’Éducation internationale et les équipes administratives des partenaires du projet, le (a) chargé (e) d’administration et comptabilité est responsable d’assurer la gestion administrative et la comptabilité du projet PASSAGE en Côte d’Ivoire.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

 Comptabilité :
- Effectuer la tenue des livres comptables;
- Effectuer la gestion du compte bancaire et sa conciliation;
- Produire et concilier les demandes d’avances de fonds;
- Assurer le contrôle de la caisse;
- Faire les déclarations fiscales, comptables et administratives aux diverses instances gouvernementales;
- Assurer le paiement des factures des prestataires et assurer le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients;
- Préparer les rapports et les budgets périodiques;
- Assurer le suivi du budget et produire les rapports financiers périodiques consolidés;
- Vérifier les pièces justificatives des dépenses des activités du projet;
- Préparer et participer aux différents audits;
- Veuillez au respect des procédures administratives et financières, en conformité avec le manuel de gestion du projet et les exigences du bailleur de fonds et effectuer les contrôles requis;
- Veiller à l’archivage physique et numérique de la documentation administrative et comptable.
 Gestion de la paie et des ressources humaines :
- Produire les paies du personnel du bureau de projet en Côte d’Ivoire et effectuer les remises aux instances gouvernementales ;
- S’assurer de la tenue à jour des dossiers du personnel du bureau de projet en Côte d’Ivoire ;
- Offrir un support opérationnel à l’équipe administrative et contribuer, s’il y a lieu, à l’évaluation du personnel administratif conjointement avec le directeur et le coordonnateur national du projet ;
- Appuyer la mise en œuvre du Guide de sécurité d’Éducation internationale en Côte d’Ivoire.
 Gestion des ressources matérielles :
- Effectuer diverses tâches administratives et techniques liées à l’approvisionnement en biens et services du projet, notamment la passation de marchés et la contractualisation ;
- Veiller à la tenue d’inventaire des stocks, équipements et véhicules du projet et en assurer leurs installation, maintenance, protection et contrôle ;
- Effectuer les suivis administratifs requis, dans le respect du manuel de gestion du projet.

PROFIL RECHERCHÉ
- Être titulaire d’un diplôme universitaire (au moins BAC+3) en comptabilité;
- 6 ans d’expérience en comptabilité et traitement de la paie, dont au moins 2 ans dans la gestion de projets de coopération et/ou développement international;
- Une connaissance des procédures de décaissement et des textes en vigueur prévus dans le cadre de la gestion financière au titre de l’OHADA;
- Expérience en passation de marchés;
- Être très rigoureux ou rigoureuse;
- Faire preuve d’imputabilité;
- Avoir un fort sens de l’éthique;
- Avoir l’esprit de contrôle, d’analyse et de synthèse;
- Savoir organiser et gérer les priorités;
- Avoir une forte capacité d’adaptation;
- Savoir faire preuve d’ouverture d’esprit;
- Être une personne collaboratrice;
- Être autonome.
- Avoir une bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
- Avoir une bonne maîtrise des logiciels de Word et Excel;
- Avoir la maîtrise des outils de la suite Office 365, tels que Outlook, Teams, OneDrive ou SharePoint (un atout);
- Être en mesure de se déplacer à l’intérieur du pays;
- Être légalement autorisé(e) à travailler en Côte d’Ivoire.

COMPOSITION ET DÉPÔT DE DOSSIER DE CANDIDATURE

Tout (e) candidat (e) intéressé (e) par cette offre devra, au risque d’irrecevabilité, produire :
- une lettre de motivation signée adressée au Directeur Général de Education Internationale,
- un CV chronologique (période exacte de chaque expérience) détaillé et signé mettant en exergue les expériences pertinentes pour le poste,
- le (s) diplôme (s) justifiant (s) le niveau de qualification (à partir du Bac),
- le (s) attestation (s)/certificat (s) de travail,

NB: Les dossiers ne comprenant pas l’un quelconque des éléments indiqués seront, purement et simplement, déclarés non recevables. Aussi uniquement les expériences justifiées seront décomptées.

NB : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.